Workflow tự động hoá duyệt đơn hàng phân phối

Trạng thái: Đã bàn giao

Ngành: FMCG · Phân phối

Khách hàng: Nhà phân phối FMCG quy mô 30 nhân viên

Năm: 2025

Thời lượng: 8 tuần

Đội ngũ: 3 người (1 PM, 2 dev)

Dự án này là gì.

Số hoá quy trình duyệt đơn từ Excel → hệ thống workflow tự động phân quyền theo cấp bậc

Đã bàn giao, hơn 30 nhân viên dùng hàng ngày. Số liệu bên dưới đo trên hệ thống chạy thật.

Vấn đề ban đầu.

Mọi đơn hàng phải duyệt qua Excel, gửi qua Zalo nhóm
Đơn lớn cần 3 cấp duyệt: nhân viên → trưởng phòng → giám đốc - mất 1-2 ngày
Không có lịch sử duyệt - không biết ai đã duyệt khi nào
Khách hàng phàn nàn chờ lâu, mất đơn cho đối thủ

Giải pháp đã làm.

Hệ thống workflow web: nhân viên tạo đơn → tự động chuyển bước theo điều kiện (giá trị, loại KH)
Notification realtime qua Zalo OA tới người duyệt - duyệt ngay trên điện thoại
SLA monitoring: cảnh báo khi quá 4 giờ chưa duyệt, escalate lên cấp trên
Full audit log: lịch sử duyệt + comment + đính kèm chứng từ

Dự án trước Tất cả dự án Dự án sau

Kết quả sau triển khai.

Thời gian xử lý đơn: −70%

Nhân viên dùng hàng ngày: 30+

SLA duyệt cấp 1: 4h

Nhật ký duyệt lưu lại: Đầy đủ

“Cái hay là đội Alodev xuống văn phòng khảo sát 3 buổi trước khi viết dòng code nào. Họ hiểu nghiệp vụ phân phối hơn cả mình tưởng - đề xuất nhiều cải tiến nhỏ rất sát thực tế.”

Chị V.A · Founder