Doanh nghiệp 20-50 người ở Việt Nam gần như luôn đang chạy ba hệ thống song song mà không ai gọi đó là hệ thống: một phần mềm kế toán (MISA, Fast, Bravo), một tập bảng tính Google Sheets hoặc Excel cho bán hàng và kho, và Zalo cho toàn bộ phần còn lại. Lộ trình 12 tháng bên dưới viết cho đúng thực tế đó, không phải cho một doanh nghiệp lý tưởng trên slide.
Trước tháng 1: ba con số phải biết trước khi tiêu đồng nào
- Số nguồn dữ liệu đang chạy song song. Đếm cả file cá nhân trên máy nhân viên. Con số thực tế thường lớn hơn con số giám đốc ước lượng nhiều lần.
- Số giờ mỗi tuần cả công ty bỏ ra để nhập lại một dữ liệu đã có ở chỗ khác. Đây là con số duy nhất chứng minh được ROI về sau.
- Những quy trình chỉ một người biết. Nếu người đó nghỉ một tuần thì quy trình dừng. Đây là rủi ro cần số hóa trước, không phải quy trình ồn ào nhất.
Tháng 1-2: khảo sát và dựng bản đồ dữ liệu
Mục tiêu của hai tháng này không phải là chọn phần mềm. Mục tiêu là có một sơ đồ luồng dữ liệu vẽ trên một trang giấy, chỉ rõ dữ liệu sinh ra ở đâu, đi qua tay ai, và bảng nào là nguồn sự thật khi hai bảng lệch nhau.
Sản phẩm bàn giao của giai đoạn này gồm ba thứ: sơ đồ luồng dữ liệu một trang, danh sách trường dữ liệu của từng thực thể chính (khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, nhân sự), và biên bản chốt ai là chủ sở hữu của từng bảng.
Bốn lỗi dữ liệu Việt Nam gần như chắc chắn có trong file cũ
- Số điện thoại lẫn lộn định dạng. Sau đợt chuyển đầu số di động 11 số về 10 số năm 2018, dữ liệu cũ còn nguyên số 11 số không còn tồn tại. Chuẩn hóa hết về dạng E.164 (+84...) rồi mới nghĩ tới việc so trùng khách hàng.
- Dấu tiếng Việt ở hai dạng mã hóa khác nhau. Chuỗi Nguyễn gõ trên Windows thường ở dạng tổ hợp sẵn (NFC), còn file xuất từ macOS hay dùng dạng tổ hợp rời (NFD). Hai chuỗi nhìn giống hệt nhau trên màn hình nhưng so sánh bằng dấu bằng luôn cho kết quả sai. Chuẩn hóa về NFC ngay ở bước nhập liệu.
- Mã số thuế lẫn giữa 10 chữ số (đơn vị chính) và 13 chữ số (đơn vị phụ thuộc, có dấu gạch nối). Ràng buộc kiểm tra viết cứng 10 ký tự sẽ chặn nhầm chi nhánh hợp lệ.
- Họ tên bị tách cứng thành họ và tên theo kiểu phương Tây. Tên Việt có tên đệm dài, người nhập lúc tách lúc không, và về sau không ghép lại được nguyên bản. Giữ một trường họ tên đầy đủ làm gốc, các trường tách chỉ là phái sinh.
Tháng 3-4: một quick win, đúng một cái
Giai đoạn này tồn tại vì lý do chính trị nội bộ chứ không phải kỹ thuật. Nếu sau bốn tháng chưa ai trong công ty thấy công việc của mình nhẹ đi, ngân sách năm sau sẽ bị cắt bất kể lộ trình đúng đến đâu.
Tiêu chí chọn quick win, phải thỏa cả bốn:
- Xong trong dưới sáu tuần kể từ lúc chốt yêu cầu.
- Nhóm người dùng đầu tiên dưới năm người, và cả năm người ngồi cùng tầng.
- Kết quả đo được bằng giờ hoặc bằng số lần đi lại xin chữ ký, không đo bằng cảm nhận.
- Không chạm vào sổ sách kế toán.
Ứng viên hay thắng: duyệt đề nghị thanh toán, duyệt đơn hàng vượt hạn mức công nợ, phiếu giao hàng có ảnh xác nhận, đăng ký nghỉ phép. Điểm chung là quy trình có nhiều bước chờ chữ ký và ai cũng ghét nó sẵn.
Tháng 5-6: hệ lõi, mua hay xây
Quy tắc phân loại đơn giản và hiệu quả: quy trình nào giống hệt mọi doanh nghiệp cùng ngành thì mua sẵn; quy trình nào là lý do khách hàng chọn bạn thay vì đối thủ thì xây riêng. Kế toán, chấm công, hóa đơn điện tử thuộc nhóm mua. Cách tính chiết khấu theo bậc riêng của công ty, cách xếp lịch giao hàng theo tuyến, cách chấm điểm tín dụng nhà phân phối thuộc nhóm xây.
Sai lầm tốn kém nhất ở giai đoạn này là mua một ERP tổng thể rồi tùy biến nặng để ép quy trình riêng vào. Chi phí tùy biến thường vượt chi phí bản quyền, và mỗi lần nhà cung cấp nâng cấp phiên bản thì phần tùy biến phải làm lại.
Hai điều kiện nghiệm thu hệ lõi, viết vào hợp đồng
- Chạy song song một chu kỳ đầy đủ. Với đa số doanh nghiệp là một tháng, đủ để đi qua một lần khóa sổ và một lần đối chiếu công nợ. Hệ thống mới và cách làm cũ cùng chạy, cuối kỳ so số. Lệch bao nhiêu phần trăm là chấp nhận được phải chốt trước, không chốt sau khi thấy kết quả.
- Xuất được toàn bộ dữ liệu ra định dạng mở. Nếu không xuất được thì bạn không sở hữu dữ liệu của mình, và mọi thương lượng gia hạn về sau bạn đều ở thế yếu.
Tháng 7-8: tích hợp, chấm dứt nhập liệu hai lần
Đây là giai đoạn tạo ra giá trị lớn nhất và cũng là giai đoạn hay bị cắt nhất khi ngân sách căng. Bỏ nó đi thì kết quả là một tập phần mềm đẹp mà nhân viên vẫn copy dữ liệu qua lại bằng tay, tức là quay về đúng điểm xuất phát nhưng tốn thêm tiền thuê bao.
Ba đường tích hợp hay gặp ở thị trường Việt Nam và điểm cần lưu ý:
- Hóa đơn điện tử. Khung pháp lý hiện hành là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bắt buộc toàn quốc từ 01/07/2022. Các nhà cung cấp lớn đều có API phát hành hóa đơn. Điểm hay vỡ: mã tra cứu và trạng thái hóa đơn phải lưu ngược về hệ thống bán hàng, nếu không thì bộ phận chăm sóc khách hàng vẫn phải mở cổng của nhà cung cấp để tra từng cái.
- Thông báo qua Zalo (ZNS). Nội dung tin gửi theo mẫu và mẫu phải được duyệt trước, không gửi được nội dung tự do. Nghĩa là mọi kịch bản thông báo phải liệt kê và đăng ký từ đầu giai đoạn, đừng để tới tuần cuối mới phát hiện mẫu chưa duyệt xong.
- Cổng thanh toán. Luôn xử lý theo thông báo phía máy chủ (IPN) chứ không tin vào đường chuyển hướng trình duyệt sau khi trả tiền, vì người dùng đóng tab là mất. Mỗi giao dịch cần khóa chống lặp để một lần trả tiền không tạo hai đơn.
Tháng 9-10: tự động hóa phần đã ổn định
Nguyên tắc: chỉ tự động hóa quy trình đã chạy bằng tay trên hệ thống mới ít nhất hai tháng mà không đổi luật. Tự động hóa một quy trình còn đang thay đổi là cách nhanh nhất để tạo ra một cỗ máy sinh lỗi hàng loạt.
Bắt đầu từ luật đơn giản và có ngưỡng: đơn dưới một mức tiền nhất định và khách không có công nợ quá hạn thì duyệt tự động, còn lại đẩy cho người. Luôn phải có đường thoát cho người can thiệp, và mọi quyết định tự động phải ghi lại lý do để về sau tra được vì sao máy duyệt.
Tháng 11-12: báo cáo, và chỉ báo cáo có người chịu trách nhiệm
Đặt báo cáo ở cuối lộ trình là cố ý. Báo cáo dựng trên dữ liệu bẩn thì tệ hơn là không có báo cáo, vì nó tạo cảm giác an toàn giả.
Quy tắc lọc: mỗi biểu đồ phải trả lời được câu hỏi ai sẽ làm gì khác đi khi con số này xấu đi. Không trả lời được thì bỏ biểu đồ đó. Một bảng điều khiển sáu ô có người chịu trách nhiệm hữu ích hơn ba mươi ô không ai xem.
Lịch thật của Việt Nam: khoảng năm tuần biến mất khỏi 12 tháng
- Tết Nguyên đán. Tính cả tuần trước nghỉ và tuần đầu quay lại, thực tế mất khoảng ba tuần hiệu suất. Không go-live trong khoảng này, không đặt mốc nghiệm thu ở đây.
- Tháng 3, mùa quyết toán thuế. Bộ phận kế toán gần như không tham gia được vào việc gì khác.
- Cao điểm quý 4. Kinh doanh và kho không có người rảnh cho UAT. Nếu bắt buộc phải triển khai giai đoạn này, giảm phạm vi thay vì giảm thời gian kiểm thử.
Ngân sách nên phân bổ thế nào
Tỷ lệ dưới đây không phải là con số khảo sát, mà là cách phân bổ nên đặt ra từ đầu để không bị hụt ở đúng chỗ hay hụt nhất:
- Phần mềm và hạ tầng: khoảng một nửa ngân sách. Đây là phần duy nhất mà báo giá ban đầu thường tương đối chính xác.
- Làm sạch và di trú dữ liệu: khoảng một phần tư. Hầu như luôn bị ước lượng thiếu, vì lúc báo giá chưa ai mở file cũ ra xem.
- Đào tạo và vận hành song song: khoảng một phần năm. Bị cắt đầu tiên khi thiếu tiền, và đó là lý do phổ biến nhất khiến hệ thống mới bị bỏ.
- Dự phòng: phần còn lại, và đừng tiêu nó trong sáu tháng đầu.
Dấu hiệu lộ trình đang chệch
- Sang tháng thứ tư vẫn chưa có gì chạy thật với người dùng thật.
- Bảng tính cũ vẫn được cập nhật song song sau khi hệ thống mới go-live một tháng. Đây là dấu hiệu rõ nhất, và nó luôn có nghĩa là hệ thống mới còn thiếu một thứ mà không ai chịu nói ra.
- Yêu cầu mới được chốt trên Zalo nhưng không ai chép lại vào sổ quyết định.
- Không ai trong công ty biết mật khẩu quản trị ngoài phía nhà cung cấp.
Tổng kết
Lộ trình 12 tháng đúng không phải là 12 tháng cài phần mềm liên tục. Nó là bốn tháng hiểu và làm sạch dữ liệu, hai tháng dựng lõi, hai tháng nối các hệ thống với nhau, và bốn tháng còn lại để người thật đổi thói quen. Doanh nghiệp nào đảo thứ tự này, mua phần mềm trước rồi dọn dữ liệu sau, gần như luôn phải làm lại giai đoạn đầu vào năm thứ hai.
Nếu bạn đang ở giữa lộ trình và thấy bảng tính cũ vẫn chạy song song, đó là điểm cần gỡ trước tiên. Đội ALODEV nhận rà soát luồng dữ liệu và chỉ ra chỗ nghẽn trong một buổi làm việc.