Chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm quản trị - 8 bước

Trước khi migration, list ra toàn bộ Excel files đang dùng. Tìm hidden Excel - file cá nhân nhân viên, file backup, file template. Đa số dự án fail vì miss data ở giai đoạn này.

• List tất cả Excel files in use: tên + chủ sở hữu + tần suất update
• Identify single source of truth (SSOT) - file nào là chính, file nào là copy
• Document cấu trúc mỗi file: column names + data types + business rules
• Find duplicate / conflict data giữa các file
• Note all manual formulas + macros - cần migrate logic này sang ERP

Kết quả: Document audit 5-15 trang: list files + structure + dependencies

Excel cũ thường có data dirty: format không đồng nhất, missing values, typos, duplicates. Clean trước khi migration - rẻ hơn rất nhiều so với clean trong ERP sau go-live.

• Standardize format: ngày tháng (dd/mm/yyyy), số (decimal comma vs dot), encoding (UTF-8)
• Fill missing values hoặc mark explicit 'N/A'
• Dedupe records - merge duplicates hợp lý
• Fix typos in master data (tên KH, NCC, SKU) - Levenshtein distance để detect
• Validate business rules: tổng inv = sum(line items), công nợ >= 0

Kết quả: Excel cleaned + audit log của thay đổi

Excel: flat tables. ERP: relational tables với foreign keys. Mapping logic là điểm thường sai. Cần PM + IT + business user cùng review mapping.

• Map mỗi Excel column → ERP table field
• Identify entities cần tách: customers, products, orders, line_items
• Define foreign keys: order.customer_id → customers.id
• Handle data Excel không có nhưng ERP yêu cầu (e.g., created_at, updated_by)
• Document mapping spec - Excel column → ERP field + transformation logic

Kết quả: Mapping document - input cho dev viết import tool

Đừng import bằng tay từng record. Vendor build script Python/Node.js đọc Excel → transform theo mapping → insert vào ERP DB. Repeatable + dễ debug khi sai.

• Vendor viết import script với logging chi tiết
• Script idempotent - chạy lại nhiều lần không create duplicate
• Error handling - log records fail vào file riêng để review thủ công
• Progress reporting - biết đang import bao nhiêu % và tốc độ
• Dry-run mode - test logic mà không insert vào DB thật

Kết quả: Import script + documentation cách chạy

Chạy import trên staging DB (clone production). Test với 100% data. Không bao giờ test với 'sample' rồi run production - sample không cover edge cases.

• Setup staging DB identical với production
• Run import full data lên staging
• Spot-check 100+ records random - match với Excel gốc
• Test queries phổ biến: tìm KH, tính công nợ, báo cáo doanh thu
• Performance test: query trên data thật chạy có nhanh không

Kết quả: Staging environment với data migrated + test report

Chạy migration trên production. Lên kế hoạch cuối tuần để không impact operations. Có rollback plan rõ ràng nếu fail.

• Backup Excel files + ERP DB trước khi chạy
• Freeze data update trong cửa sổ migration (announce trước 1 tuần)
• Run import script trên production - supervise live
• Validate: row count khớp giữa Excel và ERP
• Smoke test: login admin, check 10-20 records, run 5 reports

Kết quả: Production ERP có full data + backup snapshot

Migration không 'done' khi import xong. Need 1 tuần parallel run - nhân viên dùng cả ERP và Excel cũ, so sánh số liệu cuối ngày để catch discrepancy.

• Parallel run: ERP + Excel cùng 1 tuần
• Daily reconciliation: kiểm tra tổng các con số match nhau
• Validate critical reports: balance sheet, kho tồn, công nợ
• User acceptance: nhân viên thật dùng ERP cho task hằng ngày - feedback
• Fix discrepancy phát hiện ra (thường có 1-3% records cần fix)

Kết quả: Validation report - issues + resolution

Sau validation OK, formally sunset Excel - không cho update Excel cũ nữa. Có rollback plan: nếu ERP fail trong 30 ngày đầu, có thể quay lại Excel.

• Archive Excel files với metadata (last update, owner)
• Communicate sunset date - sau X ngày Excel cũ read-only
• Document rollback procedure: nếu cần quay lại Excel, các bước
• Train nhân viên dùng ERP 100% - không fall back Excel
• 30 ngày post-migration: review issues + iterate

Kết quả: Excel sunset + rollback procedure documented